Como participar en ferias y eventos internacionales

/ jcabezuelo

1          Introducción

Con objeto de apoyar a que las empresas gallegas exportadoras se preparen en temas específicos de comercio internacional y puedan participar competitivamente en los negocios de exportación, se pone a disposición de esta comunidad este documento, en el que se muestran los elementos más importantes que deben tomarse en cuenta a la hora de participar en ferias y eventos internacionales en México.

Este documento pretende ser fundamentalmente práctico reflejando los pasos a seguir para que su participación en una feria o evento internacional en México sea lo más rentable y provechosa posible para su empresa, ya que estas permiten presentar los productos o servicios en el mercado mexicano ante un gran número de potenciales compradores, evaluar sus reacciones ante la oferta, investigar el potencial de mercado, las características de la competencia y realizar un gran número de contactos en un tiempo breve.

2          ¿Qué es un evento internacional?

Los eventos internacionales son exposiciones en las cuales participan empresas a nivel internacional y son el mejor escaparate e instrumento para promocionar sus productos o servicios y desarrollar negocios a nivel internacional

Estos eventos permiten a las pequeñas y medianas empresas (PYMES) acceder y establecer contactos en los mercados internacionales con una inversión relativamente reducida.

Además, las PYMES cuentan con la ayuda y apoyo de diversos organismos de promoción de comercio internacional como el ICEX a nivel estatal y a nivel autonómico las Cámaras de Comercio de cada comunidad y agencias de promoción como el IGAPE (Galicia), IVACE (Com. Valenciana), EXTENDA (Andalucía), ACCIO (Cataluña), ADER (La Rioja), ASTUREX (Asturias), AVANTE(Extremadura), INFO (Murcia), IPEX (Castilla La Mancha), etc.

Entre los servicios que ofrecen dichos organismos se puede destacar, entre otros:

  • Participación agrupada en ferias (ICEX)
  • Organización de misiones comerciales directas e inversas (Cámaras de Comercio)
  • Ayudas para la participación en ferias y eventos internacionales (Agencias de Promoción Autonómicas)

3          Clasificación de eventos

3.1       Ferias y exposiciones

Las ferias y exposiciones son una herramienta de promoción comercial en las cuales las empresas exponen sus productos o servicios en un stand en una sede y fechas determinadas y suelen tener una periodicidad anual o bianual.

Hay distintos tipos de clasificaciones de ferias que se detallan a continuación:

  • Ferias nacionales o internacionales
  • Ferias regionales o locales
  • Ferias generales o multisectorial
  • Ferias especializadas sectoriales
  • Ferias mundiales en la que generalmente participan países promoviendo su economía y su cultura.
  • Otros eventos internacionales como congresos, jornadas técnicas, seminarios y exhibiciones más orientados hacia la información que hacia la comercialización.

3.2       Misiones comerciales

Las misiones comerciales son una de las muchas herramientas de promoción comercial internacional y son iniciativas de empresas u organismos para promocionar los productos o servicios de una o varias empresas en el exterior.

Los principales organismos que organizan misiones comerciales en España son las Cámaras de Comercio, aunque también hay misiones organizadas por el ICEX, agencias de promoción exterior autonómicas, clústeres, asociaciones sectoriales y directamente por las empresas.

Hay dos tipos de misiones comerciales, directas e inversas, que se detallan a continuación:

3.2.1    Misiones comerciales directas

Las misiones comerciales directas son las que el empresario o empresarios nacionales (exportadores) viajan al país de destino para promocionar los productos y servicios de su empresa y contactar con posibles clientes, representantes, distribuidores o importadores.

Dentro de las misiones comerciales directas hay varios tipos:

  • Misiones de estudio: su objetivo es analizar las posibilidades de venta en el país del producto o servicio de la empresa.
  • Misiones de exposición: su objetivo es exponer los productos o servicios de la empresa para facilitar su comercialización. Dentro de estas misiones están los showrooms, degustaciones y presentaciones informativas.
  • Misiones de venta: su objetivo es ofrecer los productos y servicios de la empresa para su comercialización en el país firmando acuerdos o contratos con clientes, distribuidores, representantes o agentes comerciales.

3.2.2    Misiones comerciales inversas

Las misiones comerciales inversas son las que los empresarios extranjeros clientes potenciales o distribuidores (importadores) visitan la empresa en España para conocer sus instalaciones, forma de trabajo y productos o servicios.

Dentro de las misiones comerciales inversas hay varios tipos:

  • Misiones de compradores: Donde los compradores visitan la empresa para valorar la posibilidad de compra de los productos o servicios que ofrece.
  • Misiones de prescriptores: Donde un grupo de prescriptores profesionales del sector o grupos de opinión (medios de comunicación, degustadores, decoradores, periodistas especializados, médicos, farmacéuticos, entrenadores, figuras públicas, famosos, “influencers”, clientes relevantes, etc.) acuden a la empresa para dar difusión a sus productos o servicios.

3.2.3    Beneficios de realizar misiones comerciales

Entre los beneficios de organizar o participar en misiones comerciales se destacan:

  • Son una herramienta de promoción comercial que permite presentar los productos o servicios de la empresa para acceder a nuevos mercados.
  • Permite optimizar los recursos tanto en tiempo como en dinero al poder concentrar en un número reducido de días una agenda de reuniones con empresas y contactos de interés que son compradores potenciales del producto o servicio.
  • Permite presentar el producto o servicio a varias empresas utilizando las distintas herramientas de marketing mix como son producto, precio, promoción y distribución.
  • Da la oportunidad de entablar relaciones comerciales y cerrar acuerdos comerciales para la venta y distribución del producto o servicio en el país.
  • Permite observar las fortalezas y debilidades de la empresa para competir en el mercado.
  • Es un importante mecanismo para realizar contactos e iniciar negocios con potenciales compradores y distribuidores en el país.
  • Permite realizar labores de prospección del mercado, análisis de competencia e inteligencia comercial.
  • Sirve para aumentar las ventas a los actuales clientes y captar a nuevos clientes.
  • Permiten un conocimiento de primera mano de las necesidades y requerimientos del cliente para poder satisfacerlas y aumentar las ventas.
  • En la misión comercial inversa, el cliente potencial o distribuidor puede tener un conocimiento más detallado de la empresa y los productos o servicios que ofrece para tomar una decisión de compra.
  • Posibilidad de obtener apoyo y ayudas de las Cámaras de Comercio, el ICEX y las Agencias de promoción exterior de las comunidades autónomas como el IGAPE (en el caso de Galicia).

3.3       Exhibiciones o salones internacionales

Son eventos en los que hay un número relativamente reducido de expositores que son los más representativos del sector y no tienen una periodicidad ni lugar de celebración determinado. En estos eventos las empresas presentan sus novedades en cuanto a productos o servicios, diseños, tecnologías, etc.

Algunos ejemplos de salones internacionales son el Salón Internacional del Automóvil, Salón Internacional del Móvil y el Salón Internacional de la Edificación, México, entre otros, que se celebran en distintas ciudades repartidas por todo el mundo.

3.4       Agendas de negocios en el exterior

Las agendas de negocios en el exterior consisten en el establecimiento de citas de negocios que se realizan con diferentes empresas o entidades y que tienen la finalidad de reunir en el extranjero a una empresa o sector específico que desea dar a conocer sus productos o servicios con una empresa mexicana interesada en los mismos.

4          Objetivos de participación de la empresa

Para poder obtener un retorno de la inversión realizada en la feria así como en cualquier otra herramienta de promoción utilizada, habrá de tener objetivos concretos, un plan de actuación, una estrategia de seguimiento de los contactos obtenidos y metas alcanzables a nivel de ventas.

  • Objetivos generales: Se debe saber que se desea obtener con la participación en la feria. Algunos de los objetivos que se pueden considerar son: vender (buscar clientes, distribuidores), comprar (buscar proveedores), estudiar competidores, nuevos productos o servicios, nuevas tecnologías, procesos, canales de comercialización y distribución, promoción de la empresa, la marca y sus productos o servicios, etc.
  • Objetivos específicos: Tareas concretas a realizar para alcanzar los objetivos generales
  • Selección del país: Se debe previamente realizar un estudio y selección del mercado objetivo en el que exista demanda para los productos o servicios según las variables que se consideren más relevantes.
  • Selección de la feria: seleccionar a que feria interesa acudir para acceder a dicho mercado.
  • Capacidad de producción y suministro: De nada sirve que se obtengan muchos contactos y se materialicen en ventas si no se tiene capacidad de producción y suministro para servir a los nuevos clientes.
  • Promoción de la empresa: Se debe promocionar la empresa, sus productos o servicios y marca comercial no solo durante la feria sino también antes y después de la misma tanto en el país donde se celebra la feria como en el país donde esté ubicada la empresa.

Además de estos parámetros para obtener resultados tangibles y rentabilizar la participación en una feria o evento internacional se debe tener un plan de actuación definido y concreto tanto antes, durante y después de la feria.

5          Plan de actuación antes del evento

Una vez seleccionado el evento o feria al que se desea acudir se deberá contar con información sobre el sector del producto o servicio de la empresa, competidores e información sobre la ciudad y país donde se va a celebrar.

Todas estas necesidades informativas básicas plantean una serie de cuestiones que se deberán resolver de manera adecuada.

5.1       Fuentes de información

Una vez seleccionada la feria se debe obtener la máxima información posible sobre el país, el sector, la feria y las posibles ayudas a las que se puede acceder.

Algunas fuentes de información que se pueden consultar son:

Información sobre el país

Informes País Pexga: Cada informe país es muy completo y en él se puede ver los datos del entorno político y económico, historia y condiciones políticas, principales indicadores económicos, relaciones comerciales, posibilidades, principales sectores, normas, condiciones de inversión, financiación, como hacer negocios, contactos y bibliografía.

Guías País IGAPE: Guías donde se puede ver la información sobre el panorama general, demografía, marco económico, comercio exterior, como establecerse en el país, oportunidades de negocio, cultura, pautas de conducta y bibliografía.

Ficha País ICEX: Cada ficha presenta, de forma muy sintética, los datos más actuales sobre las características generales, el marco económico y comercial de cada país, e información práctica para el exportador.

Canal País: Información completa y actualizada elaborada por la Secretaría de Estado de Comercio que pone a disposición de todos interesantes informes que incluyen todo tipo de información sobre el país, desde una mirada política-comercial hasta información práctica para el viajero.

CIA – The World Factbook: La Agencia de Inteligencia norteamericana publica todos los años The World Factbook aportando una información valiosa sobre todos los países del mundo respecto a cuestiones como  geografía, población, gobierno, economía, comunicaciones, transporte, etc. Un apartado de gran interés es «Guide to Country Comparison» que permite acceder de forma automática y comparativa entre los países a cada uno de los campos e incluso subcampos contenidos en la enumeración anterior.

U.S. State Department – Services – Background Notes: El Departamento de Estado de los EE.UU. recoge en su apartado ‘Background Notes’ enlaces directos a fichas país de todos los países del mundo bajo una clasificación regional: áfrica, Oriente Medio, Norte de áfrica, Sudeste Asiático, Europa, América. Todas las fichas recogen las siguiente estructura de clasificación de contenidos: geográficos, población, historia, gobierno, economía, relaciones exteriores, viaje de negocios.

Información sobre el sector

Informes Sectoriales Pexga: Relación de informes sectoriales por país. Los informes son bastante detallados y dan una información completa del sector que tratan.

Informes Sectoriales IGAPE: Informes sectoriales de los principales sectores por país.

Informes Sectoriales ICEX: En el propio buscador principal del ICEX se puede examinar los distintos informes sectoriales disponibles.

Informes de organismos autonómicos de promoción exterior: En las distintas agencias autonómicas de promoción exterior también se puede encontrar informes sectoriales muy interesantes y completos.

Información sobre ferias

Icex – Ferias en el exterior: Relación de Ferias en el exterior en las que participa el ICEX.

Cámaras de Comercio – Buscador de Acciones Plan Cameral: Actividades de promoción exterior de las Cámaras de Comercio españolas.

Organismos autonómicos de promoción exterior: En el punto 9.2 de este documento se puede ver todos los organismos autonómicos de promoción exterior y sus respectivos sitios web donde se puede encontrar información sobre las ferias y eventos en los que participan o dan apoyo.

Buscadores de ferias:

Center for Exhibition Industry Research: Centro dedicado a la investigación de mercados con información relevante de cómo actuar para maximizar la presencia en una feria.

Fair Guide. Buscador de ferias por todo el mundo.

ITE Group. Buscador de ferias por países y un calendario de ferias por año.

Trade Show Central Search Utility: Buscador de ferias a nivel internacional, por país o industria y por fechas.

TSNN – The Ultimate Trade Show Resource: Buscador de ferias y eventos a nivel mundial, ofrece recursos, soluciones y un foro para expositores, productores, asistentes,…

ExpoDataBase: Sitio Web de viajes profesionales y exposiciones profesionales. Cuenta con una base de datos con más de 10000 ferias.

AUMA: Asociación alemana del sector de ferias y exposiciones. Destacable su buscador de ferias alemanas y del resto del mundo.

Jetro – Trade Fair Website: Buscador de ferias y exposiciones internacionales incluyendo Asia y Japón.

UFI: Union of International Fairs: Unión de Ferias Internacionales. Dispone de una base de datos de eventos a nivel mundial de sus asociados. Así como información sobre la asociación, funcionamiento, actividades e interesantes links.

Feriasalimentarias.com: Web sectorial dedicada a las ferias del sector de la alimentación.

Eventseye.com: Buscador de ferias que permite discriminar por fecha, sector, lugar, organizador,…

Biz Tradeshows: Encuentre la información sobre ferias de internacionales, ferias de muestras, acontecimientos, exposiciones (muestras) comerciales…

Trade Shows Alibaba: Información sobre Ferias en el mundo que el famoso portal organiza para una fácil búsqueda mediante fecha y lugar de celebración, así como por sector del evento.

Ayudas a la internacionalización

En el punto 9 de este documento se puede consultar los datos de contacto de todos Organismos de apoyo a la internacionalización españoles.

5.2       Selección de la feria

Para la selección de la feria en la que se va a participar se deben tener en cuenta una serie de parámetros, entre los que se destacan:

  • Fecha ¿es una fecha adecuada para la empresa?
  • Lugar de celebración ¿tiene en cuenta la empresa el tiempo de viaje hasta la feria? ¿Puede aprovechar para visitar clientes potenciales o distribuidores situados en la misma zona?
  • Periodicidad de su celebración ¿anual, bianual? ¿Lleva años celebrándose con éxito? ¿Duración y horario?
  • Número de visitantes y tipo de expositores nacionales y extranjeros de las últimas celebraciones. Este apartado indicará si la feria de referencia es significativa en el sector al que pertenece la empresa ¿Exponen mis competidores, proveedores o algún distribuidor? ¿Es una feria de obligada presencia para el sector de la empresa?
  • Organizadores de la Feria. Conocer quiénes son los organismos o entidades que organizan, y poder comunicarse con las personas responsables, facilitará el acceso previo a mayor información.
  • Acciones de promoción ¿Qué acciones de comunicación y promoción de la feria desarrollan los organizadores? Y a nivel nacional ¿existen fuentes de comunicación de la misma a través de organismos de promoción o publicaciones del sector?

5.3       Presupuesto

Es fundamental que la empresa fije un presupuesto que refleje el gasto previsto en la feria seleccionada, en función de las gestiones necesarias y las expectativas esperadas ayudará a mantener la vigilancia de la tesorería, su amortización y evaluar su futura rentabilidad en función de los contratos/ventas obtenidos.

Algunos de los elementos que se deben tener en cuenta para el presupuesto son:

Previos desplazamiento

  • Material promocional
  • Internet y teléfono
  • Entrada a la feria y/o alquiler de stand
  • Transporte de la mercancía para exponer en el stand

Viaje

  • Billete avión
  • Pasaporte y visado
  • Vacunas (en caso de ser necesario)
  • Seguro viaje

Gastos en destino

  • Alojamiento
  • Manutención
  • Servicios de traducción (en caso de ser necesario)
  • Desplazamientos internos
  • Imprevistos

Para facilitar la realización del presupuesto previsto, la empresa puede usar la siguiente plantilla como ejemplo de Presupuesto para Feria Internacional.

6          Plan de actuación durante el evento

Algunas recomendaciones para la participación durante la feria o evento internacional con objeto de maximizar la productividad y resultados de la empresa son las siguientes:

  • Disponer de al menos dos personas en el evento para que siempre haya una persona en el stand y otra pueda visitar los otros stands, establecer contactos y observar lo que hace la competencia.
  • Llegar con al menos un día de antelación para conocer el mercado.
  • Atender adecuadamente a todos que visiten el stand y cubrir una ficha con los datos de contacto de los clientes potenciales de los productos o servicios de la empresa. Como ejemplo se puede usar el siguiente modelo de ficha – feria que se detalla a continuación.

Ficha Feria

Feria Visitada:
Ciudad / País:
Fecha:
DATOS GENERALES DE LA EMPRESA:
Nombre

Dirección

Tfno. / Fax

E-mail/ pagina web

Persona contactada /cargo

¿Estaba planificada la entrevista?
ACTIVIDAD
Sector

Productos

Fabricante /distribuidor

Exportador /importador
¿SE MANTUVO ENTREVISTA PERSONAL?
SI (Duración)

Material recogido (tarjeta, catalogo, muestras)

NO (Motivos)
PUNTOS DE INTERÉS (Resumen del encuentro)
PASOS A SEGUIR (llamada, concertar nueva entrevista, envió de muestras, precios, propuesta, etc.). Indicar la actividad a desarrollar y la fecha para su realización.

 

  • Ser sinceros y realistas con la información que se suministra en cuanto cantidad, calidad producto, etiquetas, envases, disponibilidad y plazos de entrega.
  • Ofrecer facilidades al cliente potencial o distribuidor como por ejemplo envío de muestras, catálogos, material gráfico, garantía, facilidades de pago o financiación, soporte técnico, promoción en puntos de ventas y otras herramientas de promoción que se pueden usar.
  • Disponer de material y documentación adecuada de la empresa al menos en inglés e idioma local: catálogos de los productos o servicios, tarjetas de visita, muestras, presentaciones, y toda la información disponible que pueda facilitar al cliente potencial o distribuidor tomar la decisión de comprar los productos o servicios de la empresa.

7          Plan de actuación después del evento

Una vez finalizada la feria o evento es recomendable realizar las siguientes tareas:

  • Informe de la feria o evento: evolución y resultados de la participación en el evento
  • Reunión con dirección para reporte de los resultados obtenidos en la feria o evento.
  • Envió de carta de agradecimiento a todos los contactos realizados en la feria.
  • Seguimiento de los contactos interesados en el producto/servicio de la empresa.
  • Negociación para conseguir pedidos, contratos o acuerdos a medio plazo.
  • Visitas personales (o videoconferencias) con clientes potenciales o distribuidores.

8          Organismos de apoyo a la internacionalización

8.1       Organismos estatales

Instituto de Fomento del Comercio Exterior España (ICEX)

Organismo estatal que impulsa la internacionalización de las empresas españolas, desde sus primeras exportaciones hasta su implantación en el exterior, y promueve la atracción de inversiones exteriores a España.

Sitio web: www.icex.es

Compañía Española de Financiación del Desarrollo (COFIDES)

Organismo que facilita financiación a medio y largo plazo a proyectos de empresas españolas que contribuyan al desarrollo de los paí­ses receptores de la inversión.

Sitio web: www.cofides.es

Compañía Española de Seguro de Crédito a la Exportación (CESCE).

Organismo que asegura a las empresas el riesgo de crédito en la exportación: gestiona la cuenta del Estado de riesgo político y opera por cuenta propia en el mercado del riesgo comercial.  Sitio Web: www.cesce.es

Sociedad Estatal España Expansión Exte­rior.

Organismo que muestra y crea oportunidades de negocio de exportación e inversión a nivel internacional, ofrecer apoyo comercial y soluciones financieras para grandes proyectos.

Sitio Web: www.expansionexterior.es

Instituto de Crédito Oficial (ICO).

Banco público que promueve las activida­des de empresas españolas que contribuyan al desarrollo del país.

Sitio Web: www.ico.es

Empresa Nacional de Innovación, S.A, (ENISA).

Fomenta la creación, crecimiento y consolidación de la empresa española, partici­pando en la financiación de proyectos viables e innovadores y en la dinamización del capital riesgo.

Sitio Web: www.enisa.es

Centro para el Desarrollo Tecnológico Indus­trial (CDTI).

Promueve la innovación y el desarrollo tecnológico de la empresa española y canaliza las solicitudes de financiación de proyectos de I+D+i en los ámbitos estatal e internacional.

Sitio Web: www.cdti.es

8.2       Organismos autonómicos

Comunidad Organismo Sitio Web
Andalucía EXTENDA www.extenda.es
Aragón IAF www.iaf.es
Asturias ASTUREX www.asturex.org
Baleares IDI www.idi.es
Canarias PROEXCA www.proexca.es
Cantabria SODERCAN www.sodercan.es
Castilla La Mancha IPEX www.ipex.jccm.es
Castilla y León EXCAL www.excal.es
Cataluña ACCIO accio.gencat.cat
Com. Valenciana IVEX www.ivex.es
Extremadura AVANTE www.extremaduraavante.es
Galicia IGAPE www.igape.es
La Rioja ADER www.ader.es
Madrid PROMOMADRID www.promomadrid.com
Murcia INFO www.institutofomentomurcia.es
Navarra SODENA www.sodena.com
País Vasco SPRI www.spri.eus

Fuente: Elaboración propia

8.3       Cámaras de Comercio

La Red de Cámaras de Comercio de España es una de las más extensas y dispone de 180 puntos de atención presentes en 31 países.

En el caso de México está la Cámara Española de Comercio en México: www.camescom.com.mx

Para el resto de países se puede consultar la red de cámaras en: www.camara.es/red-global

8.4       Organismos de Galicia

Instituto Galego de Promoción Económica (IGAPE).

IGAPE es la agencia de desarrollo de Galicia, dependiente de la Consellería de Economía, Emprego e Industria de la Xunta de Galicia. Entre sus principales objetivos está fomentar la creación de nuevas empresas, promover la mejora de la productividad y competitividad de las sociedades ya asentadas en la Comunidad Autónoma, promover las exportaciones e internacionalización de las empresas y atraer inversiones exteriores a Galicia.

Cámaras de Comercio de Galicia:

Cámara de Comercio de A Coruña

Sitio Web: www.camaracoruna.com  Email: ccin@camaracoruna.com Teléfono: 981 216 072

Cámara de Comercio de Santiago de Compostela

Sitio Web: www.camaracompostela.com  Email: informacion@camaracompostela.com Teléfono: 981 596 800

Cámara de Comercio de Tui

Sitio Web: www.camaratui.com Email: camaratui@camaratui.com Teléfono: 986 600 216

Cámara de Comercio de Pontevedra

Sitio Web: www.camarapontevedra.com Email: info@camarapontevedra.com Teléfono: 986 866 303

Cámara de Comercio de Vigo

Sitio Web: www.camaravigo.com Email: camaravigo@camaravigo.com Teléfono: 986 432 533

Cámara de Comercio de Vilagarcía

Sitio Web: www.camaravilagarcia.com Email: registro@camaravilagarcia.com Teléfono: 986 565 286

Organizaciones empresariales:

Confederación de Empresarios de Galicia (CEG)

Sitio Web: www.ceg.es Email: info@ceg.es Teléfono: 981 555 888

Plataformas empresariales en el exterior de Galicia (PEXGA)

Sitio Web: www.pexga.es Email: info@pexga.es Teléfono: 981 555 888

9     Bibliografía

Bancomext (www.bancomext.com)

Centro de Exportación e Inversiones Nicaragua (www.cei.org.ni)

Plan Cameral de las Exportaciones (www.plancameral.org)

Portal Ferias (www.portalferias.com)

ProMéxico (www.promexico.gob.mx)

  • Como Participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales, 2010. [en línea]. México: ProMéxico. [Consultado 15 de junio 2016]. Disponible en:

http://www.atpmeetings.com/Como%20Participar%20con%20Exito%20en%20Ferias%20y%20Expoosiciones%20Internacionales.pdf

ICEX (Instituto de Comercio Exterior) (www.icex.es)

IVACE (Instituto Valenciano de Competitividad Empresarial) (www.ivace.es)

Zona Turística (www.zonaturistica.com)

 

 

Deja un comentario